Livros e ou fichas de registro
A lei 7855 e a portaria 3626 de 13.11.91 em seus artigos 1º e 3º dispõe sobre o registro de empregados.
A lei 7855 e a portaria 3626 de 13.11.91 em seus artigos 1º e 3º dispõe sobre o registro de empregados.
Art. 1º: O registro de empregados de que trata o artigo 41 da CLT, conterá obrigatoriamente as seguintes informações
Identificação do empregado com numero da carteira profissional e numero de identificação do empregado na empresa.
- Datas de admissão e de demissão
- Cargo e função que exerce
- Remuneração e forma de
- Local e horário de trabalho
- Concessão de ferias
- Identificação da conta vinculada do FGTS
- Identificação da conta do PIS/PASEP
- Acidente do trabalho quando houver
Art. 2º: O registro de empregados devera estar sempre atualizado e numerado.
Art. 3º: § 1º: A exibição de documentos passíveis de fiscalização devera ser feita no prazo máximo de 2 a 8 dias segundo a determinação do agente de inspeção do trabalho.
A lei 4923 em seu artigo 11 diz que o valor da multa a ser aplicada por empregado não registrado nos termos do artigo 41 da CLT será de 1 salário mínimo por trabalhador não registrado.
Art. 2º: O registro de empregados devera estar sempre atualizado e numerado.
Art. 3º: § 1º: A exibição de documentos passíveis de fiscalização devera ser feita no prazo máximo de 2 a 8 dias segundo a determinação do agente de inspeção do trabalho.
A lei 4923 em seu artigo 11 diz que o valor da multa a ser aplicada por empregado não registrado nos termos do artigo 41 da CLT será de 1 salário mínimo por trabalhador não registrado.
Autenticação das fichas - registros
Com advento da Lei 10.243/01 não há obrigatoriedade de autenticar as fichas de registro, inclusive as fichas em continuação. Assim a empresa não precisa aguardar a visita do auditor fiscal para autenticar as fichas de registro.
Livro ou Fichas de Registro de Empregados. O Livro Registro de Empregados é obrigatório para todas as pessoas jurídicas e equiparadas que possuam funcionários, podendo a critério da pessoa jurídica ser substituído por fichas manuais ou informatizadas, nos termos estabelecidos através da Portaria nº 1.121 de 08/11/1995.
Anotações na CTPS
Artigo 29 da CLT:
Devem ser anotados na CTPS do empregado :
- O nome da empresa ou empregador, seu endereço, seu CNPJ,
- A remuneração
- A forma de remuneração
- A função que ira exercer
- CBO - classificação Brasileira de Ocupações
- Data de admissão
- Data de demissão
- Identificação da conta do FGTS
- Inicio e termino do contrato de experiência
As atualizações serão feitas quando o empregado:
- Gozar ferias
- Tiver alteração sal por: reposição, aumento, reajuste, correção, dissídio coletivo.
- Tiver transferencia ou promoção
- Sofrer desconto de imposto sindical
- Houver afastamento por doença, acidente do trabalho, licença prolongada
- Comunicação de alteração que se refiram a mudança de estado civil, alteração de beneficiários, nascimento de filhos, mudança de residência, obtenção ou alteração de titulo eleitoral, obtenção de certificado de reservista, alteração de CPF.
Artigo 29 da CLT:
Devem ser anotados na CTPS do empregado :
- O nome da empresa ou empregador, seu endereço, seu CNPJ,
- A remuneração
- A forma de remuneração
- A função que ira exercer
- CBO - classificação Brasileira de Ocupações
- Data de admissão
- Data de demissão
- Identificação da conta do FGTS
- Inicio e termino do contrato de experiência
As atualizações serão feitas quando o empregado:
- Gozar ferias
- Tiver alteração sal por: reposição, aumento, reajuste, correção, dissídio coletivo.
- Tiver transferencia ou promoção
- Sofrer desconto de imposto sindical
- Houver afastamento por doença, acidente do trabalho, licença prolongada
- Comunicação de alteração que se refiram a mudança de estado civil, alteração de beneficiários, nascimento de filhos, mudança de residência, obtenção ou alteração de titulo eleitoral, obtenção de certificado de reservista, alteração de CPF.
Livros de inspeção do trabalho
As empresas sujeitas à inspeção do trabalho são obrigadas a possuir livro denominado "Inspeção do Trabalho", a fim de que nele seja registrada, pelo agente de inspeção, sua visita ao estabelecimento, declarando a data e a hora do início e término desta, assim como o resultado da inspeção.
No livro serão registradas, ainda, se for o caso, todas as irregularidades verificadas e as exigências feitas, com os respectivos prazos para atendimento, devendo ser anotados, também, pelo agente da inspeção, de modo legível, os elementos de sua identificação funcional.
Havendo mais de um estabelecimento, filial ou sucursal, as empresas deverão possuir tantos livros quantos forem esses estabelecimentos, devendo permanecer cada livro no estabelecimento respectivo, vedada sua centralização.
As empresas deverão apresentar os livros de Inspeção do Trabalho, para autenticação, nas Delegacias Regionais do Trabalho, ou, na falta destas, nos postos de fiscalização ou órgãos competentes da Previdência Social.
Na ausência desses órgãos, a autenticação será feita, na ordem, por outra autoridade federal, estadual ou municipal.
As microempresas encontram-se desobrigados da manutenção do livro "Inspeção do Trabalho".
Sistema Informatizado
A empresa que optar pelo sistema informatizado de registro, por meio magnético ou ótico, deverá obedecer aos procedimentos da Portaria 1121/95 a seguir identificados:
(...)“Art. 6º O empregador que optar pelo sistema informatizado previsto nesta Portaria garantirá a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, se obrigando a:
I - manter registro individual em relação a cada empregado;
(...)“Art. 6º O empregador que optar pelo sistema informatizado previsto nesta Portaria garantirá a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, se obrigando a:
I - manter registro individual em relação a cada empregado;
II - manter registro original por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações,quando for o caso;
III - adotar sistema de duplicação de arquivos e conservá-los em local diferente como prevenção à ocorrência de sinistros;
IV - assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista, através da tela impressão de relatório ou meio magnético às informações contidas nos módulos.
Parágrafo único. O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados pela fiscalização trabalhista.
Art. 7º Para os fins da fiscalização trabalhista, a empresa deverá manter, em cada Centro de Processamento de Dados - CPD, memorial descritivo especificando:
I - as instalações do CPD;
Parágrafo único. O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados pela fiscalização trabalhista.
Art. 7º Para os fins da fiscalização trabalhista, a empresa deverá manter, em cada Centro de Processamento de Dados - CPD, memorial descritivo especificando:
I - as instalações do CPD;
II - a localização dos estabelecimentos da empresa;
III - a descrição do ambiente computacional informando:
a) equipamentos utilizados;
a) equipamentos utilizados;
b) sistema gerenciador de rede;
c) sistema gerenciador de banco de dados;
d) linguagem de programação de hardware e software.
IV - a indicação de autoria do sistema, se próprio ou software-house, com detalhamento suficiente para permitir avaliação da durabilidade, segurança e capacidade do sistema, bem como a especificação das garantias contra sinistro.
§ 1º A empresa depositará, obrigatoriamente, cópia de memorial descritivo na Delegacia Regional do Trabalho ou órgão autorizado pelo Ministério do Trabalho.
§ 2º Os Agentes da Inspeção do Trabalho poderão solicitar, quando necessário, o concurso de especialista em informática para avaliar as condições operacionais e técnicas do sistema.
Art. 8º O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso a todas as informações e dados dos últimos 12 (doze) meses no mínimo, ficando a critério de cada empresa estabelecer o período máximo, de acordo com a capacidade de suas instalações.
Parágrafo único. As informações anteriores a 12 (doze) meses, quando solicitadas pelo Agente de Inspeção do Trabalho, poderão ser apresentadas via terminal de vídeo ou relatório impresso ou por meio magnético no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias, a contar da data da solicitação.
Art. 9º O sistema poderá ser operado em instalações próprias ou de terceiros
Quando necessário os agentes de inspeção do trabalho poderão solicitar especialista de informática para avaliar as condições operacionais e técnicas do sistema.
IV - a indicação de autoria do sistema, se próprio ou software-house, com detalhamento suficiente para permitir avaliação da durabilidade, segurança e capacidade do sistema, bem como a especificação das garantias contra sinistro.
§ 1º A empresa depositará, obrigatoriamente, cópia de memorial descritivo na Delegacia Regional do Trabalho ou órgão autorizado pelo Ministério do Trabalho.
§ 2º Os Agentes da Inspeção do Trabalho poderão solicitar, quando necessário, o concurso de especialista em informática para avaliar as condições operacionais e técnicas do sistema.
Art. 8º O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso a todas as informações e dados dos últimos 12 (doze) meses no mínimo, ficando a critério de cada empresa estabelecer o período máximo, de acordo com a capacidade de suas instalações.
Parágrafo único. As informações anteriores a 12 (doze) meses, quando solicitadas pelo Agente de Inspeção do Trabalho, poderão ser apresentadas via terminal de vídeo ou relatório impresso ou por meio magnético no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias, a contar da data da solicitação.
Art. 9º O sistema poderá ser operado em instalações próprias ou de terceiros
Quando necessário os agentes de inspeção do trabalho poderão solicitar especialista de informática para avaliar as condições operacionais e técnicas do sistema.
MÓDULOS OBRIGATÓRIOS DO SISTEMA DE CONTROLE
O sistema informatizado, conterá no mínimo 6 (seis) módulos assim constituídos: I - registro de empregados com os seguintes dados: a) identificação do empregado com nome completo, filiação data e local de nascimento, sexo, endereço completo, número no Cadastro de Pessoa Física - CPF, número, data e local de emissão da Carteira de Identidade e número, série e data de expedição da Carteira do Trabalho e Previdência Social - CTPS; b) data de admissão e de desligamento; c) cargo e função; d) número de identificação e data de cadastramento no Programa de Integração Social - PIS, ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - PASEP; e) registro de acidente no trabalho ou doença profissional, quando de sua ocorrência; f) grau de instrução e habilitação profissional com especificação do registro no Conselho Regional, quando for o caso. II - valor da remuneração e sua forma de pagamento incluindo gratificações adicionais e demais parcelas salariais decorrentes de lei acordo ou convenção coletiva. III - local e jornada de trabalho. IV - registro dos descansos obrigatórios na jornada diária semanal e anual. V - afastamentos legais VI - informações sobre segurança e saúde do trabalhador, sobretudo as referentes a:
a) participação na Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA; b) data do último exame médico periódico; c ) treinamento previsto nas normas regulamentadoras. No caso de trabalhador de nacionalidade estrangeira, além das informações constantes no inciso I, alínea "a" acima, deverão constar as relativas ao número e validade da Carteira de Identidade, tipo de visto, número, série e data de expedição e validade da Carteira de Trabalho e Previdência Social.
GARANTIA DAS INFORMAÇÕES O empregador que optar pelo sistema informatizado garantirá a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, se obrigando a: I - manter registro individual em relação a cada empregado; II - manter registro original por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; III - adotar sistema de duplicação de arquivos e conservá-los em local diferente como prevenção à ocorrência de sinistros; IV - assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista, através da tela impressão de relatório ou meio magnético às informações contidas nos módulos. O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados pela fiscalização trabalhista.
MEMORIAL DESCRITIVO
Para os fins da fiscalização trabalhista, a empresa deverá manter, em cada Centro de Processamento de Dados - CPD, memorial descritivo especificando:
I - as instalações do CPD; II - a localização dos estabelecimentos da empresa; III - a descrição do ambiente computacional informando:
a) equipamentos utilizados; b) sistema gerenciador de rede; c) sistema gerenciador de banco de dados; d) linguagem de programação de hardware e software.
IV - a indicação de autoria do sistema, se próprio ou software-house, com detalhamento suficiente para permitir avaliação da durabilidade, segurança e capacidade do sistema, bem como a especificação das garantias contra sinistro. A empresa depositará, obrigatoriamente, cópia de memorial descritivo na Delegacia Regional do Trabalho ou órgão autorizado pelo Ministério do Trabalho. Os Agentes da Inspeção do Trabalho poderão solicitar, quando necessário, o concurso de especialista em informática para avaliar as condições operacionais e técnicas do sistema. ACESSO DO SISTEMA Á FISCALIZAÇÃO
O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso a todas as informações e dados dos últimos 12 (doze) meses no mínimo, ficando a critério de cada empresa estabelecer o período máximo, de acordo com a capacidade de suas instalações. As informações anteriores a 12 (doze) meses, quando solicitadas pelo Agente de Inspeção do Trabalho, poderão ser apresentadas via terminal de vídeo ou relatório impresso ou por meio magnético no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias, a contar da data da solicitação. O sistema poderá ser operado em instalações próprias ou de terceiros, caso em que a rede deverá ser acionada por terminais na empresa fiscalizada. Toda saída via tela deverá permitir a consolidação das informações através de relatório impresso ou meio magnético. As informações e relatórios, consolidados ou não, deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou seu representante legal nos documentos impressos.
O sistema informatizado, conterá no mínimo 6 (seis) módulos assim constituídos: I - registro de empregados com os seguintes dados: a) identificação do empregado com nome completo, filiação data e local de nascimento, sexo, endereço completo, número no Cadastro de Pessoa Física - CPF, número, data e local de emissão da Carteira de Identidade e número, série e data de expedição da Carteira do Trabalho e Previdência Social - CTPS; b) data de admissão e de desligamento; c) cargo e função; d) número de identificação e data de cadastramento no Programa de Integração Social - PIS, ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - PASEP; e) registro de acidente no trabalho ou doença profissional, quando de sua ocorrência; f) grau de instrução e habilitação profissional com especificação do registro no Conselho Regional, quando for o caso. II - valor da remuneração e sua forma de pagamento incluindo gratificações adicionais e demais parcelas salariais decorrentes de lei acordo ou convenção coletiva. III - local e jornada de trabalho. IV - registro dos descansos obrigatórios na jornada diária semanal e anual. V - afastamentos legais VI - informações sobre segurança e saúde do trabalhador, sobretudo as referentes a:
a) participação na Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA; b) data do último exame médico periódico; c ) treinamento previsto nas normas regulamentadoras. No caso de trabalhador de nacionalidade estrangeira, além das informações constantes no inciso I, alínea "a" acima, deverão constar as relativas ao número e validade da Carteira de Identidade, tipo de visto, número, série e data de expedição e validade da Carteira de Trabalho e Previdência Social.
GARANTIA DAS INFORMAÇÕES O empregador que optar pelo sistema informatizado garantirá a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, se obrigando a: I - manter registro individual em relação a cada empregado; II - manter registro original por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; III - adotar sistema de duplicação de arquivos e conservá-los em local diferente como prevenção à ocorrência de sinistros; IV - assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista, através da tela impressão de relatório ou meio magnético às informações contidas nos módulos. O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados pela fiscalização trabalhista.
MEMORIAL DESCRITIVO
Para os fins da fiscalização trabalhista, a empresa deverá manter, em cada Centro de Processamento de Dados - CPD, memorial descritivo especificando:
I - as instalações do CPD; II - a localização dos estabelecimentos da empresa; III - a descrição do ambiente computacional informando:
a) equipamentos utilizados; b) sistema gerenciador de rede; c) sistema gerenciador de banco de dados; d) linguagem de programação de hardware e software.
IV - a indicação de autoria do sistema, se próprio ou software-house, com detalhamento suficiente para permitir avaliação da durabilidade, segurança e capacidade do sistema, bem como a especificação das garantias contra sinistro. A empresa depositará, obrigatoriamente, cópia de memorial descritivo na Delegacia Regional do Trabalho ou órgão autorizado pelo Ministério do Trabalho. Os Agentes da Inspeção do Trabalho poderão solicitar, quando necessário, o concurso de especialista em informática para avaliar as condições operacionais e técnicas do sistema. ACESSO DO SISTEMA Á FISCALIZAÇÃO
O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso a todas as informações e dados dos últimos 12 (doze) meses no mínimo, ficando a critério de cada empresa estabelecer o período máximo, de acordo com a capacidade de suas instalações. As informações anteriores a 12 (doze) meses, quando solicitadas pelo Agente de Inspeção do Trabalho, poderão ser apresentadas via terminal de vídeo ou relatório impresso ou por meio magnético no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias, a contar da data da solicitação. O sistema poderá ser operado em instalações próprias ou de terceiros, caso em que a rede deverá ser acionada por terminais na empresa fiscalizada. Toda saída via tela deverá permitir a consolidação das informações através de relatório impresso ou meio magnético. As informações e relatórios, consolidados ou não, deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou seu representante legal nos documentos impressos.
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